Согласно части первой статьи 247 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан провести проверку перед тем, как принять решение о возмещении ущерба конкретными сотрудниками. В ходе этой проверки необходимо определить:
— размер причинённого ущерба;
— причины его возникновения.
Чтобы провести такую проверку, работодатель может создать комиссию, в которую войдут нужные специалисты.
Как показывает судебная практика, суды признают процедуру установления размера ущерба в виде недостачи соблюдённой только в том случае, если была проведена инвентаризация в соответствии с утверждёнными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Если инвентаризация не проводилась или были допущены нарушения при её проведении, которые делают результаты недействительными, суды приходят к выводу о недоказанности работодателем наличия недостачи у работника. В таких случаях суды отказывают в удовлетворении иска о возмещении ущерба.
Примером могут служить определения Челябинского областного суда от 29 ноября 2013 года N 11-12562/2013, Красноярского краевого суда от 21 октября 2013 года N 33-9271/2013, Курганского областного суда от 10 сентября 2013 года N 33-2636/2013 и Верховного Суда Удмуртской Республики от 5 марта 2013 года N 33-544/2013.
Для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника письменного объяснения. В случае отказа или уклонения работника от предоставления объяснения составляется соответствующий акт (часть вторая ст. 247 ТК РФ). Заметим, что срок, в течение которого работодатель должен ждать от работника письменного объяснения по поводу причин возникновения ущерба, законом не установлен.
Несоблюдение работодателем требования об обязательном получении объяснений работника суды не рассматривают в качестве существенного нарушения процедуры, являющегося самостоятельным основанием для отказа в иске, объясняя это тем, что работодатель все равно должен доказать законность установления причины возникновения ущерба, а работник не лишен права дать соответствующие объяснения в суде (см., например, определения Московского горсуда от 04.12.2013 N 11-39494/13, Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 04.12.2013 N 33-4711/13, Липецкого облсуда от 17.10.2013 N 33-2521/2013).
Однако, если учесть другие нарушения закона, неисполнение обязанности запросить объяснение у работника может быть учтено судом как причина, по которой невозможно взыскать ущерб из-за нарушения процедуры привлечения работника к материальной ответственности. Это подтверждается определениями Магаданского областного суда от 13 июня 2013 года по делу N 2-3973/2012 и Приморского краевого суда от 4 июня 2013 года по делу N 33-4864.
По результатам проверки необходимо составить документы, которые подтвердят выявленные в ходе проверки обстоятельства. Обычно используются такие документы, как протокол, акт, заключение или служебная записка, в которых отражаются полученные сведения. Документ должен быть подписан членами комиссии (если она была создана) или сотрудниками, проводившими проверку.
Согласно части третьей статьи 247 Трудового кодекса Российской Федерации, работник или его представитель имеют право ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их.
Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику все материалы проверки только после того, как работник или его представитель выразит желание ознакомиться с ними.
Судебная практика подтверждает правильность такого толкования закона. Это подтверждается определениями Свердловского областного суда от 02.07.2013 N 33-7542/2013 и Забайкальского краевого суда от 22.08.2012 N 33-2639/2012.
Согласно определению Верховного Суда Российской Федерации от 7 мая 2018 года № 66-КГ18-6, необходимо соблюдать установленный законом порядок привлечения к материальной ответственности, даже если трудовые отношения с работником уже прекращены.
В большинстве случаев работодатель не обязан привлекать виновного работника к материальной ответственности. Согласно статье 240 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель имеет право, учитывая конкретные обстоятельства, при которых был причинён ущерб, полностью или частично отказаться от взыскания с виновного работника.
Как указано в пункте 6 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 16 ноября 2006 года № 52, такой отказ допустим независимо от того, несёт ли работник ограниченную материальную ответственность или материальную ответственность в полном размере, а также независимо от формы собственности организации.
В соответствии со статьёй 240 Трудового кодекса Российской Федерации, собственник имущества организации может ограничить право работодателя в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, а также учредительными документами организации.
Если работник виновен в причинении ущерба работодателю, он может добровольно возместить его полностью или частично. Это предусмотрено частью четвёртой статьи 248 Трудового кодекса РФ.
Если же работодатель не готов простить работнику причинение ущерба, а работник не согласен добровольно загладить свою вину, сумма причинённого ущерба (или её часть) может быть взыскана с виновного работника в принудительном порядке.
Возмещение ущерба производится независимо от того, был ли работник привлечён к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинён ущерб работодателю. Это указано в части шестой статьи 248 Трудового кодекса РФ.